وارد کردن کالای اول دوره هلو

کالای اولیه انبار

 

گروه بندی کالا

 

در نرم افزار هلو، جهت سهولت در جستجو، کالاهای انبار در سه سطح باید طبقه بندی و تعریف شوند:

 

سطح اول: گروه اصلی

سطح دوم: گروه فرعی 

سطح سوم: تعریف کالا

 

سطح اول(گروه اصلی):

اولین سطح طبقه بندی کالا می باشد که در نرم افزار هلو تا 100 گروه اصلی می توانید تعریف نمایید، در مواردی که در برنامه نیاز به انبار داشته باشید و می خواهید موجودی تعدادی کالاهای خود را از یک انبار به انبار دیگر منتقل نمایید

 حتما از گروههای اصلی به عنوان انبار استفاده کنید.

برای تعریف گروه های اصلی و فرعی از مسیر اطلاعات اول دوره/کالای اولیه انبار / گروه بندی کالا اقدام نمایید.

(نکته: در زمان گروه بندی کالا دقت لازم و کافی را به عمل آورید زیرا نحوه گروه بندی جهت گزارش گیری های مختلف از موجودی کالاهایتان بسیار مهم می باشد و طی کار با برنامه به هیچ عنوان امکان تغییر گروه بندی کالا وجود ندارد).

 

مثال: در مورد فروشگاه گروه اصلی می تواند چندین حالت داشته باشد:

 

گروه اصلی: لبنیات

گروه اصلی: محصولات بهداشتی

گروه اصلی:  محصولات شوینده

و یا

گروه اصلی:  انبار

گروه اصلی:  فروشگاه

که با توجه به نوع فعالیت و تشخیص حسابدار باید گروه بندی انجام شود.

برای تعریف گروه های اصلی و فرعی از مسیر گروه بندی کالا اقدام نمایید.

سطح دوم(گروه فرعی):

 

دومین سطح طبقه بندی کالا می باشد هر گروه اصلی می تواند شامل 100 گروه فرعی باشد.

 

سطح سوم(تعریف کالا)

 

بعد از تعاریف گروه اصلی و فرعی می توانید کالاهای مربوط به هر گروه اصلی و فرعی را تا 1000 کالا تعریف نمایید. جهت تعریف کالا باید از مسیر  اول دوره مسیر اطلاعات اول دوره/ کالای اولیه انبار/ کالای اولیه انبار  اقدام نمایید.

 

دقت شود گروه اصلی و فرعی مربوطه را مشخص و سپس بر روی دکمه کالای جدید کلیک نموده و کالا را، زیر گروه اصلی و فرعی مشخص شده تعریف نمایید.

 

کالای جدید: برای تعریف کالای جدید، بعد از مشخص نمودن گروه اصلی و فرعی مربوطه، نام کالا را تعریف نموده و کد مربوطه را وارد می نمایید. در صورتی که گزینه "کد اتوماتیک" انتخاب شده باشد، سیستم کدی را به کالا اختصاص خواهد داد، در غیر این صورت می توانید کد کالا را به طور دلخواه تعریف نمایید.

مشخصات اصلی

در این قسمت می توانید اطلاعاتی مانند میانگین قیمت خرید، قیمت فروش، آخرین قیمت خرید و ... را وارد نمایید. توجه نمایید در مورد میانگین قیمت خرید و تعداد فقط در اول دوره امکان ورود اطلاعات را به صورت مستقیم دارید و بعد از انجام عملیات انتهای اول دوره تغییر موجودی(تعداد) فقط از طریق ثبت فاکتور و اصلاحات اول دوره امکان دارد و همچنین میانگین قیمت نیز فقط با صدور فاکتور خرید و اصلاحات اول دوره امکان پذیر است. چنانچه کالا دارای موجودی(تعداد) باشد، ورود میانگین قیمت خرید  در ابتدای دوره ضروری است, در قسمت قیمت فروش باید قیمت فروش یک واحد کالا، را وارد نمایید.در قسمت آخرین قیمت خرید، باید آخرین قیمتی که کالا را خریداری نموده اید،‌ را وارد نمایید. در صورتی که کالای مورد نظر در ابتدای دوره موجودی نداشته باشد،‌ می توان تعداد را صفر در نظر گرفت. در قسمت توضیحات می توانید توضیحاتی را در رابطه با کالا ثبت نمایید.

مشخصات فنی

در قسمت مشخصات فنی می توانید اطلاعات فنی مربوط به یک کالا مانند مدل،‌ کارخانه سازنده و غیره را وارد نمایید. در قسمت تاریخ، تاریخ معرفی کالا درج می گردد که با توجه به نوع فعالیتهای  مختلف، ممکن است استفاده های متفاوتی داشته باشد.در قسمت مکان، محل استقرار کالا تعیین می گردد، به عنوان مثال: طبقه چهار، قفسه دو, ردیف یک انبار.درقسمت مدل،  مدل کالاو در قسمت سازنده، سازنده کالا قابل تعریف است. در قسمت مشخصات فنی می توانید 6 مشخصه فنی مختلف برای کالا ثبت نمود که در گزارشات کالا از آنها استفاده می شود. برای تغییرنام مشخصات فنی می توانید از مسیر اطلاعات اول دوره/ تنظیمات نرم افزار/ کالا/ کار خدماتی اقدام نمایید.

مشخصات تنظیمی

در قسمت مشخصات تنظیمی تعداد حداقل و حداکثر کالا را وارد نمایید.  در قسمت حداقل مقدار نقطه سفارش کالا (حدی که تعداد کالا نباید از آن کمتر شود) وارد می گردد، چنانچه در اثر فروش و خروج کالا از انبار، تعداد کالا از این حد کمتر شود، برنامه پیغام خواهد داد.

در قسمت حداکثر مقدار حداکثر تعداد کالایی که می تواند در انبار وجود داشته باشد و موجودی نباید بیش از آن شود وارد می گردد، در صورت ورود کالا بیش از این مقدار، برنامه پیغام خواهد داد.

البته برنامه در صورتی پیغام را نمایش خواهد داد که شما از مسیر اطلاعات اول دوره/ تنظیمات نرم افزار/ فاکتورگزینه "کنترل حداقل و حداکثر موجودی کالا در فاکتور" را انتخاب کرده باشید.

اصلاح و حذف کالا

برای اصلاح نام کالا، آن را انتخاب و سپس دکمه اصلاح نامرا کلیک نمایید. با کلیک بر روی دکمه حذف کالا می توانید آن را حذف نمایید.

ورود لیستی کالا

به منظور ورود لیستی کالا ابتدا باید از مسیر اطلاعات اول دوره/کالای اولیه انبار/کالای اولیه انبار دکمه ورود لیستی را کلیک نمایید. سپس در فرم ورود کالا به صورت لیستی  ابتدا گروه اصلی و فرعی مورد نظر را انتخاب، سپس کد، نام، واحد، قیمت فروش و ... را در لیست وارد نمایید. در صورت نیاز به تعریف کالای تکراری، گزینه امکان ورود کالای تکراری را انتخاب نمایید. در صورتی که این گزینه را فعال نکنید،‌ اگر یک کالا را دو بار در فرم تعریف نمایید، برنامه به شما پیغام خواهد داد. در این فرم با کلیک راست ماوس می توانید مشخصه های دیگری از کالا مانند سازنده، حداکثر مقدار و غیره را به مشخصه های موجود در فرم اضافه نمایید. برای حذف کلیه کالاهای تعریف شده در فرم، دکمه حذف کل لیست و برای حذف یک کالا دکمه حذف یک کالا را کلیک نمایید. برای کپی از یک کالای تعریف شده، آن سطر از فرم را انتخاب نموده و سپس دکمه کپی از سطر را کلیک نمایید. با کلیک بر روی دکمه "تهیه گزارش" می توانید از لیست کالاهای تعریف شده، گزارش تهیه نمایید.

در این فرم با فشردن کلیدهای Ctrl و F12 می توانید اطلاعات کالاهای خود را از فایل اکسل وارد برنامه کنید. با فشردن کلیدهای مذکور، فرم ورود لیستی کالاها از فایل اکسل نمایش داده می شود.

 

 

فایل اکسل باید شامل آیتم های 1- کدکالا 2- نام کالا 3- قیمت فروش و مواردی که در فرم ورود کالا به صورت لیستی موجود است، باشد. این آیتم ها بعد از قرار گرفتن در ستون های فایل اکسل این پنجره با انتخاب گزینه انتقال به چپ در ستون متناظر جایگزاری می شوند . اگر یکی از این ستون ها کم باشد یا جابه جا شود، برنامه در ثبت فایل اکسل دچار مشکل خواهد شد.

مقابل گزینه "نام شیت اطلاعاتی" نام شیتی که اطلاعات آن باید وارد شود را انتخاب نمایید. بدیهی است که در هر بار ورود اطلاعات، مقادیر موجود در یک شیت قابل انتقال است.

پس از انجام همه مراحل بر روی دکمه تایید کلیک کنید، مشاهده خواهید کرد که اطلاعات فایل اکسل در برنامه درج شده است.

 

نکته: قبل از کلیک بر روی دکمه تایید، فایل اکسل حتما بسته شده باشد.

 

دقت نمایید کالاهایی که در این صفحه  از فایل اکسل وارد می شوند زیرمجموعه گروه اصلی و فرعی انتخاب شده در صفحه قبل( ورود کالا بصورت لیستی) ، تعریف خواهند شد. پس برای ورود کامل اطلاعات از طریق اکسل، بهتر است کالاهای هر گروه فرعی داخل شیت جداگانه وارد شده باشند.