اسناد و مدارک مثبته چیست؟

اسناد و مدارک مثبته چیست؟

اسناد و مدارک مثبته اسناد و مدارک نشان‌دهنده وقوع رویداد مالی هستند و با استفاده از آن‎ها می‎توان رویداد مالی را شناسایی، اندازه گیری و ثبت نمود. رویداد مالی به رویدادهایی گفته می‎شود که باعث تغییر در دارایی، بدهی یا حقوق صاحبان سهام واحدهای اقتصادی می‎شود. با استفاده از قابلیت شناسایی در اسناد و مدارک مثبته می‎توان به نوع رویداد مالی و زمان وقوع آن پی برد. با استفاده از قابلیت اندازه گیری می‎توان معادل ریالی تاثیر رویداد مالی بر دارایی، بدهی یا حقوق صاحیان سهام را تعیین و در نهایت با استفاده از این اطلاعات آن را ثبت نمود.

انواع اسناد و مدارک مثبته و مراحل آماده شدن

اسناد و مدارک مثبته در انواع و شکل‎های مختلفی از جمله به صورت دست نویس یا چاپی وجود دارد. نمونه دست نویس، رسید انبار تکمیل و امضا شده توسط مسئول انبار یا دستور کتبی مدیریت مبنی بر تعلق پاداش به پرسنل و نمونه چاپی آن فاکتور فروش رسمی موضوع ماده ۱۶۹ مکرر قانون مالیات‎های مستقیم است که به صورت نرم افزاری تکمیل شده است. مراحل آماده شدن اسناد و مدارک مثبته در رویدادهای مالی مشابه در بسیاری از شرکت‎ها تا حد زیادی یکسان است و تفاوت بیشتر در شکل ظاهری اسناد و مدارک می‎باشد. مثلا مرحله آماده شدن اسناد و مدارک برای محاسبه حقوق و دستمزد در بسیاری از شرکت‎ها به شرح زیر است:

استخراج اطلاعات کارکرد، مرخصی، ماموریت، اضافه کار، کسر کار و … و دریافت تاییدیه از مسئول مربوطه

محاسبه حقوق و مزایا و کسورات و دریافت تاییدیه از مسئول مربوطه

بررسی و تایید محاسبات انجام شده توسط مسئول مربوطه

صدور دستور پرداخت

پرداخت حقوق

در هر یک از مراحل فوق اسناد و مدارک آن مرحله تهیه می‎شود تا در نهایت مقدار حقوق و مزایا تعیین، پرداخت و ثبت شود.

ارزش اسناد و مدارک مثبته:

ارزش اسناد و مدارک مثبته بر اساس کاربرد و استفاده کنندگان از آن تعیین می‎شود و برای همه یکسان نیست. مثلا اسناد و مدارک مربوط به تنخواه برای تنخواه گردان و حسابداری که قصد ثبت آن را دارد با ارزش است اما همین اسناد هیچ ارزشی برای واحد فروش ندارد یا برخی از اسناد و مدارکی که در زمان رسیدگی مالیاتی ارائه می‎شود برای مسائل مالیاتی بسیار با ارزش است اما همین اسناد ممکن است در زمان رسیدگی به بیمه تامین اجتماعی شرکت هیچ ارزشی نداشته باشد.

کفایت اسناد و مدارک مثبته 

این عبارت به این معنی است که اسناد و مدارک مثبته باید به نحوی باشند که به صورت واضح و دقیق برای شناسایی، اندازه گیری، ثبت و بررسی صحت رویداد مالی کافی باشد و همچنین در صورت نیاز بتوان برای پیگیری‎ بعدی از آن‎ها استفاده کرد. همانطور که ارزش اسناد برای افراد یکسان نیست کفایت اسناد هم برای افراد متفاوت است.

سایر ویژگی‎های اسناد و مدارک مثبته:

در اسناد و مدارک باید به وضوح رویداد مالی قابل تشخیص بوده و مبلغ دقیق آن هم قابل تعیین باشد

اسناد و مدارک مثبته برای هر رویداد مالی با رویداد دیگر تفاوت دارد

نوع اسناد و مدارک مثبته بر اساس رویدادها تعیین می‎شود